Alle Zertifizierungsschritte auf einen Blick
Der Zertifizierungsprozess hat zum Ziel, die Übereinstimmung mit geltenden nationalen oder internationalen Normen, Vorschriften und Anforderungen zu überprüfen. Sein Ablauf umfasst mehrere Stufen. Zunächst erhält der Kunde einen Fragebogen, welcher die Grundlage für ein Angebot im Sinne der ISO 17021 bildet. Auf Wunsch des Kunden kann ein Voraudit durchgeführt werden, um den Stand der Zertifizierungsbereitschaft zu ermitteln. Die Zertifzierung beinhaltet gewöhnlich Audits vor Ort, standardisierte Tests und Inspektionen und später dann, während der gesamten Gültigkeitsdauer der Zertifizierung hindurch, kontinuierliche Überprüfungen (z.B. Überwachungsaudits).
Die SVG ZERT auditiert vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit die Managementsystem-Dokumentation und erstellt einen detaillierten Bericht über die Ergebnisse der Dokumentenprüfung . Der Standort und die standortspezifischen Bedingungen sowie die Bereitschaft für die nächste Stufe des Audits werden beurteilt, die Ressourcen sowie die Einzelheiten des Audits werden mit dem Kunden abgestimmt.
Vor Beginn des Audits wird ein Auditplan über den Ablauf des eigentlichen Audits erstellt. Das Auditteam trifft sich im Eröffnungsgespräch mit der Geschäftsleitung des Kunden und bespricht die Details des Audits sowie mögliche Fragen im Zusammenhang mit der Durchführung. In der Abschlussbesprechung werden die Auditergebnisse zusammengefasst. Das Auditteam wird alle im Laufe des Audits festgestellten Beobachtungen, allgemeine Anmerkungen und Abweichungen mit dem Kunden besprechen. Anschließend erstellt das Team einen Bericht, der die Ergebnisse des Audits, die Entscheidung über die Zertifikatserteilung und den Umfang der Zertifizierung enthält.
Anschließend erteilt die SVG ZERT dem Kunden die Zertifizierung und händigt das Zertifikat aus, wenn alle Korrekturmaßnahmen, die die Auditoren ermittelt haben, vom Kunden mit einer Maßnahme und einem Termin belegt, sowie Maßnahmen eingeleitet bzw. abgeschlossen sind. Das Zertifikat beschreibt entsprechend den einschlägigen Bestimmungen der ISO 17021 im Detail den Standard, der zum Zeitpunkt der Prüfung erfüllt wird sowie den Umfang des Managementsystems, der Produkte und Dienstleistungen, auf die sich das Zertifikat bezieht. Mit dem Zertifikat erhält der Kunde die Zeichensatzungd er SVG ZERT, in dem die erlaubte Nutzung des Logos der SVG ZERT und/oder ein damit verbundenes Zertifizierungszeichen beschrieben ist.
Zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung müssen mindestens einmal im Jahr Überwachungsaudits durchgeführt werden, die ebenfalls im Prozess der Zertifizierung eingegliedert sind. Es handelt sich um eine fortlaufende Auditierung. Der Kunde hat die SVG ZERT zeitnah über alle wesentlichen Veränderungen am Managementsystem, seinen Produkten und Dienstleistungen oder über alle anderen Umstände zu unterrichten, die sich auf die Gültigkeit der Zertifizierung auswirken können. Dies sind beispielweise Adressänderungen, weitere Geschäftsstellen, Mitarbeiterzahlen, Verfahrensänderungen, Inhaberwechsel, Veränderungen des Scopes/Umfanges und ähnlichen Informationen. Zusätzlich sind Audits aus besonderem Anlass möglich, z. B. im Falle einer beantragten Erweiterung des Geltungsbereichs einer schon erteilten Zertifizierung.